Profesyonel Sekreter Olmak
Sekreterler ve yönetici asistanları için bir masaüstü kaynak eser. Bu açıdan bir defa okunup bir kenara bırakılacak bir eser değil. Kitapta, şirketlerde sekreter ve yönetici asistanlarının etkinliğini ve verimliliğini artırmanın yolları anlatılıyor. Bu yollar anlatılırken aynı zamanda sekreterlerin karşılaşabileceği problemler ve bu problemlere çözümler sunuluyor. Kitaptaki konular örneklerle ve şekillerle izah edilmeye çalışılmış fakat yeterli değil. “Patronun rahat ve verimli çalışmasını sağlama” düşüncesiyle kaleme alınmış. Sadece sekreterlerin ve yönetici asistanlarının değil, hiyerarşik bir idare sisteminin öğesi olan herkes için faydalı olabilir.
**Planlama Ve Organizasyon
Bilgi Edinme Yoluyla Planlama Ve Düzenleme : Düzgün işleyen bir ofis oluşturmanın anahtarı yapılacak işleri planlamaktır. Yapılacak işlerin planlanması, sorunların ortaya çıkmasını beklemeden sizin bir şeyler yapmanız anlamına gelir. Yani neyin yapılması gerektiğini öngörme, doğabilecek olası "dar boğazları" ve onlarla en iyi şekilde nasıl baş edilebileceğini teşhis etme demektir.
Bunu yapmanın yolu yapılacak işler planlama listesi geliştirmektir.
Yapılacak işler planlama listesini kullanmak için şu adımları izleyin:
1.Patronunuz için yapmak zorunda olduğunuzu düşündüğünüz en önemli görevleri belirleyin ve sıralayın.
2.Patronunuzun gereksimine göre her maddenin önem derecesini seçin ve "Önem" sütununa listeleyin.
3.Şimdi her bir maddeye bakın ve her işin alacağı zaman ve size çıkaracağı güçlük açısından sıralamayı yapın. Sıralama değerini "Zorluk" sütununa girin.
4.Son olarak, eğer varsa, sorunları "Düşünceler" sütununa yazın.
Bu uygulama ile iki sütunu sıralamaya sokmakla, size göre iş önceliği ile iş zorluğunun ille de aynı derecede olmadığını görebildiniz.
Bir başka planlama aracı: Yapılacak işleri planlama sürecinde yardımını göreceğiniz bir başka araç da duvara asacağınız "Bir Bakışta Bütün Bir Yıl Takvimi" olacaktır. Bu takvimle bir bakışta bütün bir yılın günlerini görebilir ve yapılacak işler arasındaki muhtemel çakışmaları görebilirsiniz.
Kişisel Değerlendirme ; Kişisel değerlendirme, "kendini gerçekleştirme" programını başlatmanın temelidir. Kendinizi tanımanız, zayıf ve güçlü yönlerinizi, nelerden hoşlanıp nelerden hoşlanmadığınızı bilmeniz, potansiyel sorun alanlarını düzeltmek için gerekli becerileri kazanmanın anahtarıdır.
Aşağıda sekreterlerin üzerine yüklenen stresin en önemli altı nedenini bulacaksınız. Bunların her biri iş performansı sorunlarına ve ilerleme eksikliği görülen alanlara yol açıyor olabilir. Bunları bilirseniz, kişisel değerlendirme çabalarınızın bir parçası olarak yeni yöntemler araştırabilir ve bu stres faktörlerini azaltabilirsiniz.
Araya girme biçiminde rahatsız edilmeler
Kötü çalışma koşulları
Yetersiz İlerleme fırsatının olmayışı
Kararlarda ortak edilmeyiş
Yöneticilerle iletişim eksikliği
Yetersiz ücret ve yararlanma
Kişisel Değerlendirmenizin Gerektirdiği Sorular:
. Davranışlarım işimde geri kalmama neden oluyor mu?
. Diğerlerini motive etmek için övgü dolu sözler kullanıyor muyum?
. İşimi iyi planlıyor muyum?
. Fazlaca savunma pozisyonuna geçiyor muyum?
. Çabuk darılıyor, kızıyor ve düşmanca tutum sergiliyor muyum?
. Eleştirildiğimde olumsuz tepki gösteriyor muyum?
. Kendime ve işime güvenim tam mı?
. Anlaşılır ve net talimatlar veriyor muyum?
. Telefonda iyi iletişim kurabiliyor muyum?
. Müşterileri ve iş arkadaşlarım arasında etkili aracılık yapıyor muyum?
. Sorun çıkarmadan "Hayır" diyebiliyor muyum?
. Bilgi Değerlendiresi:
. İşlerin daha düzgün yürümesine katkıda bulunmak için kendinizi daha iyi tanımanızın yanı sıra ofisteki bilgi akışının da nasıl işlediği hakkında daha fazla bilgi edinmeniz gerekmektedir. Ofis içi bilgi akışının önemli bir kanalı haline gelmeniz için bazı ipuçları şunlardır:
Hiç bir iş fildişi kulesinin yalnızlığında yürütülemez. Şu halde, patronunuzun aktif bir sekreteri ya da asistanı olarak ne olup bittiğini bilmek zorundasınız. İçinde yer alabileceğiniz iletişim biçimleri arasında ofis içi yazışmalar, müşterilerle yazışmalar, dosyalar, sevkiyat raporları, vs bulunabilir.
Patronunuz ve siz "aynı dalga boyutunda" çalıştığınız sürece işyeriniz de iyi yağlanmış bir makine gibi çalışır. Bu demektir ki - o daha söylemeden! -onun ne düşündüğünü ve nasıl davranacağını bilmek zorundasınız.
"Göreviniz bu" olduğu için sadece size söylenenleri yapmakla yetinmeyip, çalıştığınız iş ortamını iyi kavrayın. İş dilini, yani o işin gerektirdiği iş terminolojisini öğrenin. İşyerinizdeki diğer departmanların sorumluluk ve fonksiyonlarının ne olduğunu bilin.
*** Dosyalama Teknikleri
Daha Etkili Ofis Uygulamaları İçin Dosyalama Strateji Ve Teknikleri: İyi işleyen bir dosyalama sistemi geliştirmenin birinci adımı öncelikle nelerin dosyalanıp, nelerin dosyalanmayacağını belirlemektir.
Evrak yığınını azaltmak için kurallar:
Masanızda evrak yığınının oluşmasına fırsat vermeyin
Dosyalama için belli bir zaman ayırın
Hemen dosyalanıp kaldırılması gerekmeyen evraklar için bir "bekleme dosyası" oluşturun.
Birden fazla patron için çalışıyorsanız, hepsi için ayrı evrak rafları kullanın.
Masanızın üzerinde veya yakınında bir "gelen evrak sepeti" bulundurun
Dosyalama işinde bilgisayar kullanabilirsiniz
Sisteminizi daha iyiye götürmenin yollarını aramaktan vazgeçmeyin.
En Yaygın Dosyalama Sistemleri:
Alfabetik Dosyalar: Klasör dolapları genellikle harflere bölünmüş indekslere göre hazırlanır. Klasörler isimlere ve konulara göre yerleştirilir. Yapacağınız tek şey, klasörün içinde isimlere ve konulara göre aynı harfli dosyaları toplamaktır.
Sayısal/İşlevsel Doyalar: Eğer şirketiniz sipariş numarası veya herhangi bir türden belirleyici numara sırasına göre işlevleri ayırmışsa, sayısal dosyaları kullanmak sizin için en iyisi olacaktır. Numara listesi size dosya adını verir ve mükemmel bir çapraz referans belgesidir.
Coğrafi Dosyalar: Bu türün dosyaları coğrafi konumlara göre tutulur. Yer isimleri satış bölgelerine göre alfabetik ya da sayısal olarak dosyalanabilir. Coğrafi dosyalar belirli bir bölgeye ne oranda iş yapıldığını gösterir.
Kronolojik Dosyalar: Kron dosyanızda hepsi de tarihlerine göre yerleştirilmiş olarak şunlar bulunabilir:
Patronunuzun saklanmasını istekleri vs.